Az elmúlt időszakban a kialakult járványügyi helyzet miatt sok olyan dolgozó is megismerkedett az otthonról végzett munkával a gyakorlatban, akinek korábban nem, vagy csak alkalmilag volt hasonló tapasztalata.
Bár általában azt tartjuk, hogy a home office segítheti a munka-magánélet egyensúly fenntartását, ez nem a mostani helyzetre vonatkozik, hanem a „választható”, magunk által szabályozott, gyakran csak heti 1-2 nap otthonról végzett rugalmas munkára. A mostani helyzet viszont ettől sok szempontból eltér.
A legtöbbünk számára az otthoni munkavégzés most kötelező, és nem egy-egy napra, hanem folyamatos, egyelőre nem tervezhető hosszúságú időtartamra szól. Ráadásul jelenleg sokaknak az otthonuk nem csak az otthonuk és a munkahelyük szerepét tölti be, ugyanez a hely a velünk együtt élő(k) irodája is, az étterem, ahol az ebédszünetünket töltjük, és mindeközben a gyerekeink iskolája és játszótere is, ami a házimunka mennyiségét is jelentősen növeli. Tehát egyazon helyen pihenünk, dolgozunk, étkezünk, éljük a családi életünket és szórakozunk. Ehhez az újfajta helyzethez nem könnyű alkalmazkodni, ebben szeretnénk nektek segíteni azzal, hogy összefoglaljuk a legfontosabb javaslatokat az otthoni munkával kapcsolatban.
1. Alakíts ki magadnak megfelelő munkakörnyezetet!
Rengeteg olyan cikket lehet találni, ami arról szól, hogyan alakítsunk ki a magunk számára megfelelő munkakörnyezetet az otthoni munkához. Érdemes azonban figyelembe venni, hogy jelenleg nem egy hagyományos, egy-egy otthon töltött munkanapra alkalmas hely kialakítása a célunk, hanem egy hosszabb átmeneti időszakra, napokon vagy heteken át tartó otthoni munkavégzésre kell berendezkednünk. A feltételeink sokszor limitáltak, nem mindenki otthona alkalmas arra, hogy az összes ott élő számára elkülönülve biztosítani tudjuk a teljesen optimális munkafeltételeket, így érdemes kompromisszumokat kötni (saját elvárásainkban is).
Nagy egyéni különbségek vannak abban, hogy ki mennyire igényli a nyugalmat vagy épp az ingergazdag környezetet amikor dolgozik. Sokak számára a legcsendesebb és legnyugodtabb hely lesz a legalkalmasabb, de sokan open office környezetben dolgoznak, így megszokták, hogy gyakran interakcióba lépnek másokkal, ingergazdag környezetben vannak, és ezt igénylik is. Próbáljunk odafigyelni saját reakcióinkra, hogy mennyire zavar például minket a velünk együtt élők jelenléte, a szokásos otthoni zajok vagy akár a fényviszonyok és ettől függően válasszuk ki a rendelkezésünkre álló legalkalmasabb helyet!
Ha megtaláltuk a megfelelő helyet érdemes létrehozni egy otthoni „munkaállomást” és ott dolgozni.
2. Teremtsd meg a szükséges kereteket a munkához!
Ahhoz, hogy az otthoni környezetünkben is meg tudjuk teremteni azokat a feltételeket, amik lehetővé teszik a munkánk elvégzését, érdemes kereteket szabnunk.
Idői keretek – jelölj ki munkaidőt és tarts (hosszabb) szüneteket!
Érdemes megtartani a napirendünk normál menetét, tehát ha 9-re járunk dolgozni, akkor ugyanúgy felkelni, és 9-kor elkezdeni a munkát. Ugyanígy fontos az étkezésekre szánt szüneteket megtartani. Az irodában a közös kávézások, közös ebédek természetesen jönnek, de ezek a szünetek nagyon fontosak ahhoz, hogy a megszakítások után újra hatékonyan tudjunk dolgozni. Ezért igyekezzünk a szünetekből otthon is kialakítani egy rutint, és tartsuk meg ezeket teljes hosszában – ne csak 5 perc alatt kapjunk be egy ebédet a konyhában e-mail írás közben. Ha egyedül vagyunk alkalmanként akár meg is beszélhetünk közös ebédet a barátainkkal videochaten, így biztosan meglesz a megfelelő hosszúságú szünet és a feltöltődés is.
Fontos továbbá, hogy a munkánknak nem csak eleje, de vége is van. Előfordulhat, hogy azon kapjuk magunkat, hogy elveszett az időérzékünk és nehéz abbahagynunk a napi feladatokat. A munkahelyen figyelmeztet minket a munkaidő lejártára, amikor a kollégáinkkal megbeszéljük ki mit tervez a nap további részére és szép lassan mindenki kezdi lezárni a feladatait, de ez a jelzés otthon hiányzik. Érdemes tehát saját magunkat figyelmeztetni, ha közeledik a munkaidő vége és lekerekíteni az aznapra szánt feladatokat – akár végeztünk, akár nem.
Formai keretek – öltözz fel és dolgozz az asztaltól!
A munkahelyünkön való megjelenésre – persze munkahelytől függően – vonatkoznak bizonyos szabályok, egyes munkahelyek megkövetelik a business casual-t, más helyeken nincsenek merev szabályok, de a legtöbben nem a hétvégi szabadidőruhánkban szoktunk dolgozni.
Most is érdemes az öltözékünket úgy kiválasztani, hogy az – amellett, hogy kényelmes legyen – azt sugallja számunkra, hogy egy másik szerepben leszünk jelen otthonunkban amíg tart a munkaidőnk – ezzel is elválasztva a munkánkat a magánéletünktől. Az átöltözés a pizsamánkból és a reggeli készülődés segít abban, hogy úgy érezzük elkezdtük a napunkat, új pontjához érkeztünk az időrendünknek.
Ugyanígy fontos, hogy a munkánkat a kialakított munkakörnyezetünkben végezzük – ha az ágyból kezdünk dolgozni, az szintén a munka és a pihenés összemosásához vezet.
Munkakörnyezetünk – tarts rendet az asztalodon és a számítógépeden is!
A normál irodai környezetünkben is gyakran felgyűlhetnek a felesleges dolgok mind fizikai, mind pedig a virtuális környezetünkben – post-it lapok elévült információkkal, használt kávés bögrék és régről megmaradt karácsonyi üdvözlőlapok az asztalunkon, félkész dokumentumok, régi, már nem up-to-date információkat tartalmazó excel táblák és feleslegessé vált üres mappák a számtógépünkön.
Ez a probléma hatványozott lehet, amikor otthonról dolgozunk, hiszen a mindennapi életünkhöz szükséges használati tárgyaink (és nem csak sajátjaink, hanem akár a gyerekek játékai) is abban a térben helyezkednek el, ahonnan a munkánkat végezzük. Sőt, adott esetben előfordulhat, hogy többen használunk egy számítógépet, így a családtagjaink által használt szoftverek ikonjai és dokumentumai is a mi virtuális munkakörnyezetünkben lesznek.
Érdemes mind a fizikai- mind pedig a virtuális térben rendben tartani. Jelöljük ki azt az időpontot amikor a felesleges dolgok eltakarítását és a szükséges dolgok rendszerezését végezzük! Szintén segítséget jelenthet, ha a közösen használt számítógépünkön külön felhasználói fiókot hozunk létre mindannyiunk számára, így elkerülhetjük, hogy valamelyik e-mailünkhöz például a gyerek múlt heti matematika házi feladatát csatoljuk.
3. Alkalmazz idő-management technikákat!
Az időnkkel való megfelelő gazdálkodás nem csak az otthoni munkavégzés esetében nehéz, de sokaknak kihívást jelent a mindennapi életben is. Épp ezért sokféle idő-management technika elérhető azok számára, akik tudatosan szeretnék jobban felhasználni a nap során rendelkezésükre álló munkaórákat. Az alábbiakban felsorolunk néhány lehetőséget, amit jó szívvel ajánlunk!
Tervezd meg előre, hogy min fogsz dolgozni!
Az otthoni munka egyik nehézsége, hogy a napod strukturálása és az időbeosztásod kitalálása legtöbbször szinte teljes mértékben a saját feladatod. Ha nem tervezel előre, előfordulhat, hogy a munkát folyamatosan megszakítod azzal, hogy újra és újra áttervezel vagy mindig az éppen érdekesebb feladatokba kezdesz bele. Ez kizökkent az aktuális munkából, így előfordulhat, hogy a feladatokat nem sikerül végig vinned és csökken a produktivitásod.
Jó, ha a napi rutin részeként azzal tudod indítani a napot, hogy tervet készítesz az aznapra tervezett feladatokról. Persze itt is érdemes fejben tartani, hogy a listát rugalmasan kell kezelni, hiszen az otthoni körülmények néha felülírják a terveket és ilyenkor fontos, hogy képes legyél alkalmazkodni!
Vezesd ugyanúgy a naptárad, ahogyan normál munkarendben tetted!
Bár az otthonról végzett munka lehetővé teszi a feladataid rugalmasabb tervezését, érdemes a napirendedet továbbra is ugyanabban a struktúrában vezetned, ahogyan korábban! Ha megszoktad, hogy a Google naptárad figyelmeztet bizonyos idővel a találkozóid vagy leadási határidők előtt, akkor ne térj el ettől a szokástól! Vezesd továbbra is a feladataid és eseményeid a megszokott struktúrában, így meg tudod tartani a megszokott munka kereteit és ugyanúgy képes leszel átlátni a heti teendőid!
Használj telefonos idő-management applikációkat!
Számtalan telefonos applikációt találhatunk a „time management” szóra keresve, melyek ingyenesen letölthetőek bármilyen telefonos platformra, amik segíthetnek az időrendünk kitalálásában vagy a koncentráció fenntartásában.
A Forest nevű alkalmazásban például amint elkezdjük a feladatainkat, elkezd növekedni egy erdő, ami növekedni is fog, egészen addig, amíg a kijelölt feladatunkkal foglalkozunk, így szemmel látható eredménye is lesz a munkával töltött időnknek, ami sokat segíthet, ha épp olyan dologgal foglalkozunk, aminek kevésbé van kézzel fogható produktuma! https://www.forestapp.cc/
Pomodoro-technika
Francesco Cirillo technikája 6 lépésben segít strukturálni a munkával töltött idődet úgy, hogy közben optimális mennyiségű pihenést is beiktatsz, elkerülve a teljes kifáradást. A technika lényege, hogy meghatározzuk azokat az időablakokat, amelyekben a munkával foglalkozunk és azokat, amiket pihenéssel töltünk.
- Válaszd ki a feladatot, amit el szeretnél végezni.
- Állíts be egy időzítőt 25 percre.
- Dolgozz a kiválasztott feladaton addig, amíg az időzítő nem csörög (időzítők az interneten is elérhetőek, pl. itt https://tomato-timer.com/ ).
- Amikor csörög az óra, jelöld a feladatodban, hogy éppen hol tartasz, így látni fogod mire volt elég 25 perc.
- Tarts egy rövid, 5 perces szünetet.
- Ismételd meg az előzőket négyszer. A negyedik után, tarts egy hosszabb 20-30 perces szünetet, majd kezdd az egészet elölről!
Ez az alap technika, de mint mindig, itt is fontos az egyéni igényeidet figyelembe venni! Találd meg azokat az optimális időtartamokat, amiket ténylegesen aktív munkával és hasznos pihenéssel tudsz tölteni és állítsd be az időzítődet ezek alapján!
4. Tarts tartalmas szüneteket!
Amint ez korábban is már előkerült, ahhoz, hogy hatékonyan végezhessük a munkánkat, természetesen feltöltődésre is szükségünk van mind rövid- mind pedig hosszú távon. Legtöbben tudjuk, hogy a túlórákkal töltött munkahét után mennyire fontos a hétvégén eltöltött szabadidő, de ugyanígy igaz ez a munkanap viszonylatában, hiszen az emberi koncentráció limitált, így feladattól és egyéntől függően időről időre a munkanap közben is szükségünk van pihenőidőre.
Abban, hogy hogyan tudjuk legértékesebben felhasználni a szüneteket, kulcsszerepe van a végzett munka jellegének és az egyéni tényezőknek is. Mindenképp érdemes a szünetek során olyan elfoglaltságot keresned, ami jelentősen eltér az éppen végzett feladatodtól. Tehát ha épp egy hosszú kimutatást olvasol, ami alapján rövid összefoglalót kell írnod, nem érdemes a szünetedet hírek olvasásával tölteni, hiszen így ugyanazon kapacitásaidat terheled, amit a munkád során is. Ilyenkor érdemesebb inkább felállni a géptől, mozogni egy keveset vagy beszélgetni azokkal, akik veled együtt vannak. Ugyanakkor, ha épp egy több órás hosszú meetingen vettél részt, ahol sokfelé kellett figyelned és másokkal kommunikálnod, talán épp egy kis csend és olvasás fog kikapcsolni.
Szintén alkalmasak lehetnek a szünetek arra, hogy a munkakörnyezetünket rendben tartsuk és rendet tegyünk például az asztalunkon. Próbáld meg figyelni minden esetben, hogy mi segít feltöltődni, és ehhez alakítani a pihenőidőd!
5. Teremtsünk kapcsolatot más emberekkel!
Bár a jelenlegi helyzetben mindenki a „social distancing”-ről (társas távolság) beszél, itt inkább a „physical distancing”-re (fizikai távolság) érdemes helyezni a hangsúlyt! Amennyiben lehetőségünk van, kommunikáljunk munkatársainkkal akár írásban, de ha lehet inkább telefonon vagy videotelefon segítségével! Ez elősegíti, hogy a munkavégzés során elkerüljük a folyamatos kontaktus hiánya miatt kialakuló félreértéseket, valamint nagyon fontos, hogy támogathatjuk egymást a helyzetből fakadó nehézségek átvészelésében! A lelki egészségünk alapvetően szükséges az optimális munkavégzés fenntartásához, így mindenképpen ápoljuk mind munkahelyi, mind pedig magánéleti szociális kapcsolatainkat is!
+ 1 Ne légy szigorú saját magaddal!
Természetesen nagyon jó, ha törekszünk a lehető legnagyobb hatékonyságra, de érthető, ha jelen körülmények között nem tudjuk magunkból mindig kihozni a maximumot. Légy megengedő magaddal és próbáld meg elfogadni, ha az adott napon nem sikerült minden tervezett feladatot elvégezned. Érdemes tudatosítani magunkban, hogy ez egy olyan újfajta helyzet, amivel korábban nem találkoztunk, így teljesen érthető, ha időnként úgy érezzük, hogy nehezen tudunk alkalmazkodni ezekhez az új feltételekhez.
A különböző emberek és különböző munkakörök esetében eltérő hatással lehet ez az újfajta helyzet a feladatvégzés minőségére, de ugyanígy mi is tapasztalhatunk időről időre más és más reakciókat saját magunkon. Előfordulhat, hogy napokig akár teljes flow-ba kerülve, hosszú órákon keresztül le sem tudjuk tenni a munkát és nagyon produktívak tudunk lenni, míg a következő napon már szívesebben lustálkodnánk végig a napot vagy töltenénk az időnket a körülöttünk játszó gyerekeinkkel. Valószínűleg ezekkel a kihívásokkal rengetegen szembesültünk az elmúlt napokban, így biztosan nem vagyunk egyedül a problémánkkal. Ne legyünk tehát túl szigorúak saját magunkkal, próbáljuk megtalálni az otthon töltött idő előnyeit és tapasztalatokat gyűjteni, hogy később még jobban tudjunk majd alkalmazkodni!